УПД (универсальный передаточный документ) — это бухгалтерский документ, который одновременно подтверждает факт отгрузки товара (выполнения работ или оказания услуг) и его принятия, а также может использоваться для целей налогового учета. Проще говоря, УПД объединяет функции товарной накладной и счета-фактуры, упрощая документооборот между организациями.
| № | Полное название | Назначение | Какие документы заменяет | Форма | Использование 🗂️ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Универсальный передаточный документ (УПД) | Фиксация передачи товаров/услуг | Счет-фактура, накладная (ТОРГ-12), акт | Бумажная/электронная | По всей России |
| 2 | Товарная накладная (ТОРГ-12) | Подтверждение отгрузки товаров | — | Бумажная/электронная | Только товары |
| 3 | Счет-фактура | Основание для вычета НДС | — | Бумажная/электронная | С НДС |
| 4 | Акт выполненных работ | Подтверждение выполненных работ/услуг | — | Бумажная/электронная | Работы, услуги |
| 5 | Квитанция 📃 | Подтверждение оплаты | — | Бумажная/электронная | Различные сферы |
| 6 | Расходная накладная | Передача материалов или товаров | — | Бумажная/электронная | Внутри предприятия |
- 🖨️ УПД оформляется в двух экземплярах: один остаётся у продавца, второй — у покупателя.
- 📑 Документ является универсальным, что экономит время и снижает количество ошибок в учёте.
- 💻 УПД применяется как на бумаге, так и в электронной форме (ЭДО).
- УПД подходит для любых видов сделок: продажа товаров, выполнение работ, оказание услуг.
- Если работа ведётся с НДС — УПД заменяет счет-фактуру для налогового вычета.
Первоначальная необходимость создания УПД возникла в начале 2010-х годов, когда российские налоговые органы и бизнес-сообщество искали способы оптимизации бумажной работы и ускорения документооборота. Раньше компаниям приходилось оформлять две или три разных формы на одну операцию: отдельные — для отгрузки, для НДС, для оказанных услуг.
В 2013 году ФНС России (Федеральная налоговая служба) совместно с Минфином разработала и утвердила форму УПД, которая с 2014 года получила широкое распространение и официальное признание. Стандартизация УПД упростила жизнь бухгалтерии и позволила переходить на электронный документооборот с минимальными затратами.
Какие данные содержит УПД?
- Название и номер документа 🌟
- Дата составления
- Данные продавца и покупателя (названия, ИНН, реквизиты)
- Перечень товаров/услуг (количество, стоимость, НДС и пр.)
- Подписи ответственных лиц (или ЭЦП в случае ЭДО) ✍️
- Реквизиты для бухгалтерии и налоговой
Когда используется и кому выгоден УПД?
- Бизнесам, которые хотят сократить количество документов и ускорить их обработку.
- Отделам бухгалтерии, чтобы минимизировать ошибки и пропуски в отчетах.
- Для крупных и малых предприятий, работающих с контрагентами на территории РФ.
Преимущества использования УПД
- Экономия времени на оформление документов.
- Меньше бумаги, проще переход на ЭДО.
- Снижается количество ошибок в документообороте.
- Удобно для одновременного учета отгрузки и НДС.
- Упрощает выездные и камеральные налоговые проверки.
Недостатки применения УПД
- Не все контрагенты готовы работать по УПД, особенно маленькие компании.
- В некоторых случаях требуется дополнять УПД дополнительными первичными документами.
- Переход на УПД требует изменения внутренних регламентов фирмы.
Стандарты и реквизиты
УПД утвержден Приказом ФНС № ММВ-7-15/820@ от 24 декабря 2015 года. Требуется обязательное заполнение всех реквизитов: номера, даты, ИНН, КПП, перечня товаров или услуг, суммы и ставки НДС (если облагается НДС), информации о сторонах сделки.
УПД в электронном документообороте (ЭДО)
С появлением электронного документооборота, многие компании перешли на обмен УПД в электронном виде через специальные операторы (например, Диадок, СБИС), заверяя документы электронной подписью — такой способ признан налоговой и имеет ту же юридическую силу.
Важный момент: если стороны договорились работать по УПД (это должно быть отражено в договоре или соглашении), то дополнительных актов и накладных оформлять не требуется.
Примеры практического применения
- Поставка товаров между ООО с НДС: УПД заменяет накладную и счет-фактуру.
- Выполнение подрядных работ: заказчик и подрядчик подписывают акт в виде УПД.
- Услуги IT-компаний: УПД оформляется на оказанные услуги и выставляется заказчику.
Персоналии, внесшие вклад в развитие УПД:
- Михаил Мишустин — действующий премьер-министр России, ранее руководитель ФНС. Инициировал цифровую трансформацию бухгалтерии, активно продвигал электронные документы и УПД.
- Сергей Шевченко — заместитель начальника управления ФНС по вопросам электронного документооборота, координировал разработку и внедрение формы УПД на всероссийском уровне.
FAQ по смежным темам
- Можно ли использовать обычные счета-фактуры вместо УПД?
- Да, можно, если обе стороны не против. Но УПД удобнее, т.к. объединяет несколько документов и оптимизирует бухучет.
- Чем УПД отличается от ТОРГ-12?
- ТОРГ-12 фиксирует только отгрузку товара, а УПД комбинирует функции товарной накладной и счета-фактуры, добавляя полный перечень реквизитов для налогового и бухгалтерского учёта.
- Обязателен ли УПД для всех компаний?
- Нет, использование УПД — право, а не обязанность. Фирмы могут выбирать форму документации самостоятельно, если это не противоречит законодательству и условиям договора.
- Как оформлять УПД индивидуальным предпринимателям?
- Аналогично организациям, но без указания КПП и печати; прочие реквизиты обязательны.
- Как передать УПД контрагенту?
- Можно на бумаге (лично, по почте) либо в электронном виде через сервисы ЭДО с электронной подписью.
- Нужна ли печать на УПД?
- С 2016 года печать не обязательна, если это не оговорено внутренними регламентами компании.
