что такое документ

Документ — это материальный объект или электронная запись, содержащая зафиксированную информацию, предназначенную для хранения, передачи или подтверждения фактов, событий, прав, обязанностей или деятельности. Документ обладает реквизитами, позволяющими его идентифицировать, и служит основным средством коммуникации, управления и фиксации знаний в обществе. 📄

Вид документа Описание Пример Форма Назначение Значимость
Текстовый документ Содержит информацию в виде текста Диплом, договор Бумажная или электронная Фиксация событий, прав Юридическая
Графический документ Информация выражена в виде изображений Чертёж, карта Печатная, цифровая Визуализация данных Техническая
Аудиовизуальный документ Содержит звук и/или видео Кинолента, аудиозапись Физическая, электронная Зарегистрированные события Историческая, культурная
Электронный документ Хранится в электронном виде e-mail, pdf-файл Цифровая Оперативный обмен Операционная
Правовой документ Фиксирует нормы и законы Закон, указ Бумажная или электронная Юридическое закрепление Государственная
Личностный документ Удостоверяет личность Паспорт, удостоверение Бумажная, пластиковая карта Идентификация личности Юридическая, социальная
Финансовый документ Содержит сведения о денежных операциях Счёт, чек Бумажная, электронная Фиксация финансов Экономическая
  • Документирование — процесс создания и фиксации информации на материальном или электронном носителе.
  • Архивация документов — систематизация хранения документов для будущего использования или исторических целей.
  • Оборот документов — движение документов внутри организации или между субъектами.
  1. Документы обеспечивают правовую значимость действий и событий.
  2. Являются основным средством подтверждения соглашений и договорённостей.
  3. Служат инструментом сохранения культурной и научной информации.
  • Обязательные реквизиты документа:
    • Дата составления
    • Подпись
    • Наименование
    • Печать (при необходимости)

Историческая справка:
Первые документы появились вместе с возникновением письменности и цивилизованных обществ. Ещё шумеры в Месопотамии в III тысячелетии до н. э. использовали глиняные таблички для фиксации данных о товарах, долговых обязательствах и распоряжениях правителей. В Древнем Египте документы составлялись на папирусе, а в Древней Греции и Риме — на пергаменте. Со средних веков документы приобрели более строгую структуру и стали использоваться не только в делопроизводстве, но и в юридической практике. Изобретение бумаги и печатного станка ускорило распространение документов. В XX-XXI веках важное значение приобрели электронные документы, что радикально изменило способы документооборота и хранения информации.

Известные личности, внесшие вклад в развитие документооборота:
  • Джон Шоу Биллингз — американский библиотекарь, организовавший первую модель карточного каталога, что стало одним из шагов к современному принципу систематизации документов.
  • Владимир Николаевич Гриневицкий — российский специалист в области делопроизводства, разработчик стандартов документооборота и классификации документов в СССР.

Основные свойства и функции документа

  • Подлинность: Документ должен иметь признаки, подтверждающие его реальность (оригинальные подписи, печати).
  • Юридическая сила: Документ способен подтверждать права, обязанности, факты.
  • Доступность и сохранность: Документ должен храниться так, чтобы его можно было использовать в течение установленного срока.
  • Воспроизводимость: Возможность создания копий без утраты значимых свойств.
  • Структурированность: Документ обычно имеет установленную структуру и обязательные атрибуты.

Классификация документов

  • По форме: письменные, устные (записанные на аудио/видео), графические, электронные.
  • По содержанию: организационно-распорядительные, правовые, финансовые, технические, личные и др.
  • По способу фиксации: аналоговые (бумажные), цифровые (электронные).
  • По юридической значимости: официальные и неофициальные.

Роль документов в обществе

Документы играют ключевую роль во всех сферах жизни: государственное управление, бизнес, образование, культура, наука и даже межличностное общение во многом строится на обмене документированной информацией. Например, трудовая книжка определяет трудовой стаж, а диплом — наличие образования.

  • Важно, что документ используется не только для фиксации данных, но и для передачи, хранения, поиска информации, а также как доказательство в судебных разбирательствах.
  • Современные документы часто снабжаются электронной подписью, обеспечивающей их юридическую силу в цифровой среде.

Документооборот и жизненный цикл документа

  1. Создание документа: сбор и оформление информации.
  2. Обработка: утверждение, подписание, регистрация.
  3. Использование: доведение информации до адресата, выполнение задачи.
  4. Архивация: хранение для дальнейшего использования, юридического подтверждения.
  5. Уничтожение: после истечения срока хранения или утраты значимости.

Технологии хранения и передачи документов

  • Бумажные архивы и сейфы (традиционный способ хранения).
  • Сканирование и перевод в цифровой формат для повышения долговечности и мобильности информации.
  • Системы электронного документооборота (ECM, EDMS), позволяющие автоматизировать обработку и обмен документами.
  • Криптографические средства и электронные подписи для обеспечения подлинности и безопасности цифровых документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

  • Что такое архивирование документов?
    Архивирование — это процесс перевода документов в специальное хранилище для долгосрочного сбережения, когда их активное использование завершено, но они могут понадобиться в будущем для подтверждения юридических фактов.
  • Чем отличается электронный документ от бумажного?
    Электронный документ хранится и передаётся в цифровой форме, может быть подписан электронной подписью, обладает равной юридической силой с бумажным при соблюдении требований законодательства.
  • Какая существует система классификации документов?
    Документы классифицируют по назначению (финансовые, юридические, личные), форме, содержанию, способу хранения (бумажные, цифровые) и степени конфиденциальности.
  • Что такое реквизиты документа?
    Реквизиты — это обязательные сведения, идентифицирующие документ: дата, номер, подписи, печати, наименование, адресат и другие атрибуты, необходимые для его официального статуса.
  • Можно ли использовать фотографии документов в качестве оригинала?
    Обычно копии и фотографии документов юридической силы не имеют, если не заверены установленным порядком или речь не идёт о специально предусмотренных электронных документах.

Оставьте свой голос

0 очков
ЗА ПРОТИВ
Оцените статью
Мотивация и демотивация для всех
Подписаться
Уведомить о
guest
0 комментариев
Старые
Новые Популярные
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии

Войти

Забыли пароль?

Забыли пароль?

Введите данные своей учетной записи, и мы вышлем вам ссылку для сброса пароля.

Your password reset link appears to be invalid or expired.

Log in

Privacy Policy

Add to Collection

No Collections

Here you'll find all collections you've created before.

0
ТЕПЕРЬ ОСТАВЬ КОММЕНТАРИЙ !x